Beheer en professionalisering

Goede taakverdeling

De werkgroep doet er verstandig aan de eigen taken en verantwoordelijkheden goed af te bakenen, evenals die van de andere betrokkenen:

  • management;
  • IB’ers/zorgcoördinatoren;
  • ICT-beheerder(s) en/of ICT-medewerkers;
  • docenten;
  • zorgspecialisten;
  • onderwijsondersteunend personeel;
  • leerlingen;
  • ouders.

Scholen zijn zeer divers en variëren in doorzichtigheid in structuur en taakafbakening. Soms ontbreken functionarissen, soms zijn functies gecombineerd in één persoon. In andere gevallen heeft een sterke specialisatie van taken (verdeeld over meer personen) plaatsgevonden.

De schoolinterne werkgroep heeft tot taak helderheid te creëren in de taken die aan personen of functies worden gekoppeld. Als de werkgroep zorgt voor een duidelijke taakstelling en – op basis van een goed plan – fiat krijgt om dit te koppelen aan facilitering in tijd en geld, draagt dit in belangrijke mate bij aan een verantwoorde invoering van technische hulpmiddelen. De kans op goede implementatie wint daardoor aan mogelijkheden.

 

Cyclische (herhaalde) scholing van alle betrokkenen

Het succes van het juiste gebruik van ICT-middelen valt of staat met de kennis en vaardigheden van de gebruikers. Van der Weerden (2007) vond in haar onderzoek, dat technische hulpmiddelen bij veel scholen na een jaar niet meer gebruikt werden door met name een gebrek aan kennis van de materialen en de mogelijkheden. Deze constatering is des te opvallender, omdat de participerende scholen de ICT-materialen niet zelf hadden bekostigd (maar aangereikt hadden gekregen vanuit een project). De veelgehoorde uitspraak dat de kosten van de ICT-middelen een belemmering zijn, kan op basis van deze bevindingen danig worden gerelativeerd.

Attitude en deskundigheid van docenten zijn de variabelen die er het meest toe doen. Dit wordt uit onderzoek steeds duidelijker. Cyclische scholing en collegiale consultatie zijn professionaliseringsvormen om dit te bevorderen. Het cyclisch karakter is daarbij van belang. Een enkele keer een lezing of een cursus volgen zonder dat de kennis en vaardigheden geüpdatet worden, zet weinig zoden aan de dijk. Cyclische deskundigheidsbevordering is nodig om verschillende redenen: nieuwe gebruikers weten uiteraard niet wat eerder aan bod is geweest; huidige gebruikers vergeten regelmatig welke mogelijkheden de ICT-middelen hebben. Bovendien stimuleren ze de leerlingen soms onvoldoende deze middelen te gebruiken. Door nieuwe leerlingen en collega’s te scholen en de anderen op te frissen, wordt de kans op continuïteit vergroot.

Een manier om dit te doen is regelmatig bijeenkomsten te organiseren, waarbij de deelnemers in kleine groepen worden ingedeeld. De docenten kunnen in een roulatiesysteem alle ICT-middelen uitproberen. In de bijgaande tabel zijn veel voorkomende vragen opgenomen die in de scholing aan de orde kunnen komen.

Als vanuit het management fiat gegeven wordt voor deskundigheidsbevordering, dan kan de schoolinterne ICT-groep hieraan handen en voeten geven.

Uiteraard dient de werkgroep het scholings- en coachingsprogramma op maat van de school te snijden. Uit ervaring blijkt dat het zinvol is de docenten mee te laten denken over mogelijkheden, beperkingen en voorwaarden en vervolgens daarmee rekening te houden bij het inrichten van scholing en consultatie.

 

Helpdesk

Bij het implementeren van technische hulpmiddelen duiken uiteenlopende vragen en problemen op, die om een snelle reactie vragen. Vaak is er een persoon (veelal de ICT-beheerder) die fungeert als aanspreekpunt. Callebaut en Smeets (2004, 2005) hebben deze vragen en problemen beschreven in het kader van een grensoverschrijdend project, waarbij op een school in Nederland en in Vlaanderen ICT-middelen werden geïmplementeerd. In de participerende scholen werd dankbaar gebruikgemaakt van de ondersteuner. Zij constateerden dat juist een snelle reactie positief werkt: leerlingen en docenten pakken dan snel de draad weer op. Zit er teveel tijd tussen de vraag en het antwoord, dan neigen sommigen af te haken.

Bij grotere scholen loont het te bekijken of ook een digitale helpdesk ingericht kan worden. Deze helpdesk omvat een FAQ (Frequent Asked Questions: vaak gestelde vragen en antwoorden). Ook hier geldt dat het loont de vragen snel te beantwoorden en veel voorkomende kwesties een plek te geven in de deskundigheidsbevordering.

 

Voorlichting en communicatie

Scholen die werk maken van ICT-ondersteuning doen er goed aan de communicatie met alle betrokkenen te onderhouden.

Communicatie bij de start van ICT-begeleiding

Leerlingen en ouders worden ingelicht over de mogelijkheden die de school biedt. De schoolgids, nieuwsbrief en website zijn uitstekende middelen om hen attent te maken op de mogelijkheden van ICT-ondersteuning. De school kan een voorlichtingsbijeenkomst organiseren, waarin de leerlingen en ouders zien welke mogelijkheden ICT-middelen bieden, hoe de school dit ondersteunt en welke voorwaarden eraan verbonden zijn. De docenten dienen goed op de hoogte te worden gehouden van alle informatie die ‘naar buiten’ wordt gebracht.

Communicatie tijdens de uitvoering

Tijdens de invoering is geregelde aandacht te zijn voor communicatie verstandig. Als het mededelingen betreft, kan een (digitale) nieuwsbrief worden ingezet. Het voordeel van een digitale nieuwsbrief is, dat deze persoonsgericht kan worden verzonden. Ook de website van de school is een handig medium voor berichten. Bovendien is dit een goed kanaal om regelmatig successen en ervaringen van leerlingen, docenten en ouders te melden.

Specifieke vragen die met een bepaald ontwikkeldoel gericht worden aan leerlingen en ouders, kunnen beter op een meer persoonlijke manier worden gecommuniceerd.

Het belang van informatie die op deze wijze wordt verkregen is, dat deze meegenomen kan worden en richting kan geven aan de bijstelling van de werkwijze, zodat het ingezette begeleidingstraject goed blijft verlopen.

Docenten en andere betrokkenen (zorgspecialisten, intern begeleiders, zorgcoördinatoren, ICT’ers, directie) kunnen op vergelijkbare manieren worden geïnformeerd. Ook zal er regelmatig collegiaal overleg nodig zijn om de hulp aan leerlingen zo goed mogelijk in te vullen en onderling af te stemmen. Dit kan een plek krijgen in de geplande scholings- en overlegmomenten, waarin aandacht besteed wordt aan de implementatie van ICT-middelen